Siapa yang tidak setuju bahwa rumah kantor tanpa kertas adalah ide yang brilian? Bayangkan, Anda tidak lagi perlu ribuan lembar kertas menumpuk di meja kerja atau bahkan di laci. Anda juga tidak harus membuang waktu mencari diantara arsip yang sudah ketinggalan jaman yang tidak pernah Anda butuhkan lagi.
Namun, sulit untuk mengubah perilaku mengumpulkan, mencetak dan menumpuk kertas yang sudah menjadi kebiasaan. Namun, kita harus percaya bahwa terlepas dari kemampuan teknologi, kita juga dapat memanfaatkannya untuk membuat rumah kantor dan alur kerja kita lebih efisien, hemat biaya dan ramah lingkungan.
Apa itu Paperless Home Office
Perkembangan teknologi yang pesat memperkenalkan kemajuan yang berarti bagi lingkungan kantor, dimana bekerja dari kantor rumah bahkan menjadi lebih populer dari sebelumnya. Hasilnya adalah, konsep rumah kantor tanpa kertas atau yang dikenal dengan nama Paperless Home Office (PHO). Kita mulai memahami bagaimana pentingnya kantor yang hanya menggunakan teknologi digital dan tidak memerlukan kertas dalam prosesnya.
Untuk siapa saja yang mencari efisiensi dalam pengelolaan dokumen dan penghematan waktu dan uang, rumah kantor tanpa kertas merupakan solusi yang menjanjikan. Bisnis kecil, yang sering memiliki sedikit sumber daya untuk mengelola proses pekerjaan dan menyimpan dokumen, mungkin merasa PHO cocok sebagai salah satu opsi terbaik.
Keuntungan Rumah Kantor Tanpa Kertas
1. Hemat Biaya
Kertas dan toner printer sangat mahal dan sering menjadi beban besar bagi banyak bisnis. Bahkan, tanpa menghiraukan harga kertas, dokumen yang dicetak akan membutuhkan ruang penyimpanan dan menyebabkan staf Anda menguras waktu dan tenaga dalam mencari arsip. Dengan menghilangkan dokumen fisik, biaya yang dikeluarkan akan lebih sedikit dan lebih baik dimanfaatkan untuk pengembangan bisnis Anda.
2. Mudah Diakses
Dalam dunia digital, tidak ada lagi istilah laci yang sulit dicari atau selalu berantakan. Dokumen digital dapat disimpan dalam sistem dan dilacak dengan mudah, dan para pekerja dapat mengakses dokumen yang diperlukan dengan menggunakan nama file atau kata kunci yang spesifik.
3. Lingkungan Lebih Bersih
Kantor atau rumah kantor tanpa kertas berarti tidak hanya hemat biaya dan waktu, tetapi juga ramah lingkungan. Mengurangi penggunaan kertas yang terus-menerus dapat membantu meringankan dampak negatif pada lingkungan. Setiap kali Anda mencetak atau membuang kertas, Anda membuang lebih banyak limbah dan mengorbankan beberapa pohon.
4. Ruang yang Lebih Baik
Kebanyakan kantor perlu mempertimbangkan ruang penyimpanan dokumen. Filing cabinet atau rak untuk menyimpan arsip akan memakan banyak ruang yang mungkin lebih baik digunakan untuk memperluas produk atau layanan. Menyatukan pekerjaan dan menyimpan dokumen sebagai file digital akan memanfaatkan ruang secara lebih efisien dan mungkin memberi Anda lebih banyak ruang untuk tumbuh dan berkembang.
Cara Menerapkan PHO
Berikut adalah beberapa cara yang dapat membantu dalam mengadopsi sistem rumah kantor tanpa kertas:
1. Pindah ke e-Dokumen
Dalam pekerjaan kita sehari-hari, seringkali kita melakukannya melalui dokumen fisik, seperti surat atau faktur. Mulailah dengan mencoba menerapkan kebiasaan bekerja menggunakan e-dokumen. Kami dapat mengubah dokumen dalam format PDF dan mengelola tanda tangan dan persetujuan dari anggota tim dengan mudah melalui beberapa aplikasi seperti Microsoft Office, Google Doc atau Dropbox.
2. Gunakan Aplikasi Sistem Manajemen Dokumen
Sistem manajemen dokumen atau DMS dapat membantu Anda mengatur seluruh dokumen dalam satu platform. Dengan menentukan sistem manajemen dokumen yang sesuai, Anda dapat memproses jutaan dokumen secara digital dan menghemat waktu bersama menyederhanakan pengelolaan dokumen.
3. Ubah Kebiasaan Pencetakan
Anda mungkin merasa sulit untuk mempercayai, tetapi jika Anda mulai membiasakan diri dengan apa yang Anda cetak atau tidak, pengurangan sampai 50% bahkan 70% sangat mungkin dilakukan. Buat kebiasaan untuk mengevaluasi dokumen mana yang harus dicetak dan mana yang tidak, selain itu Anda bisa mencoba alternatif pengiriman dokumen melalui email.
4. Gunakan Sistem yang Aman
Perhatikan keamanan dokumen digital Anda. Dokumen dapat dibagi dengan mudah melalui email atau situs web tetapi ingat untuk selalu menjamin kerahasiaan dengan mengamankan dokumen dengan kata sandi dan pengaturan izin tertentu agar tidak sembarang orang yang bisa mengaksesnya.
Tantangan dalam Penerapan PHO
1. Ketergantungan pada Proses Manual atau Fisik
Tidak semua bisnis dapat sepenuhnya melakukan bisnis digital. Proses manual atau fisik masih diperlukan dalam beberapa contoh, seperti penempatan tanda tangan di bawah kontrak. Namun, ini tidak dapat benar-benar meminimalkan adopsi PHO.
2. Kurangnya Pelatihan dan Pendidikan
Kebanyakan staf mungkin merasa tidak nyaman atau tidak tahu bagaimana mengoperasikan teknologi atau aplikasi DMS dengan benar. Pelatihan yang tepat dapat membantu meyakinkan para staf untuk mengadopsi teknologi dengan nyaman dan mengurangi waktu yang terbuang karena mencoba mencari tahu sendiri.
Kesimpulan
Perkembangan teknologi terus berkembang, terlebih lagi di lingkungan yang mengharuskan penghematan biaya dan penghematan waktu. Kami percaya bahwa dengan memanfaatkan teknologi, PHO adalah bagian dari masa depan dan mimpi semua bisnis. Paparkan kelebihan dan keuntungan dari PHO kepada rekan kerja Anda serta pelajari aplikasi sistem manajemen dokumen yang tepat, tingkatkan efisiensi dan hemat biaya dengan cara yang paling efisien dan ramah lingkungan.
